BASES DE SISTEMATIZACIÓN PARA AYUDAR A FORTALECER EMPRESAS O FINCAS EN FUNCIONAMIENTO

 Cuarta parte del contenido de la ponencia sobre METODOLOGÍA INTEGRAL PARA APOYAR SERVICIOS DE EXTENSIÓN RURAL Y DESARROLLO EMPRESARIAL CON ENFOQUES DE SISTEMAS E INNOVACION presentada en Congreso Internacional el 26 de octubre de 2022 y registrada en este medio en https://sicreaempresa.blogspot.com/2023/04/metodologia-integral-para-apoyar.html  

3.3.1.5. Sistema de apoyo a la creación y gestión de empresas (SICREAEMPRESA). Actualización a 2022, como aplicación informática sistematizada.

  

3.3.1.5.1.  Antecedentes. 

El programa SICREAEMPRESA en su versión inicial, creada en 1987 y desarrollada en todo el período entre este año y el 2000 (para apoyo originalmente a procesos de fortalecimiento empresarial) recibió excelente acogida por parte de las diversas personas y entidades que se convirtieron en sus usuarios, tanto en su orientación manual como en la opción sistematizada, dentro de su sistema proyectado a los ambientes disponibles en esos años (Windows y sus aplicaciones).

Fue utilizado por varias Universidades y Centros Educativos, al igual que por muchos seres humanos en forma individual, quienes lo usaron como su herramienta básica de consulta y asesoría. Por esas épocas sirvió también como instrumento de apoyo para la graduación de gran número de personas en más de cinco Universidades colombianas y de otros países, quienes aplicaron sus metodologías para elaborar tesis de grado, informes de pasantías y proyectos empresariales en general; por consiguiente, en su concepción básica fue probado y validado en todas las partes que contemplaba.

Igualmente, con base en SICREAEMPRESA se sistematizó la información básica de gran cantidad de empresas (entidades públicas y privadas, Organizaciones No Gubernamentales ONG, Unidades Municipales de Asistencia Técnica Agropecuaria UMATAS, Universidades, fincas, etc.) mediante procesos de fortalecimiento institucional que desde esos momentos se venían poniendo en ejecución y que confirman la plena aplicabilidad de esta metodología integral empresarial.

Algo similar se hizo para muchos proyectos de vida empresarial a nivel personal (P.P.V.E.) a solicitud de gran número de seres humanos.

Con base en las sugerencias de algunos usuarios se le hicieron periódicos ajustes, que lo llegaron a convertir en un poderoso instrumento de utilidad en los procesos de creación y gestión de empresas. Su dimensión universal lo proyectó a ser usado no solamente en los ámbitos agropecuarios y rurales, sino en toda la potencialidad de la actividad económica (proyectos urbanos, industriales, etc.) o en cualquier tamaño de decisión empresarial.

Las principales observaciones y modificaciones hechas se resumieron en diversos documentos, que constituyeron la base de distintas versiones actualizadas que se lanzaron en varias oportunidades para los primeros años de la nueva centuria.

Por distintas circunstancias de vida y de desarrollos tecnológicos no fue posible continuar con estos esfuerzos iniciales, pero se ha visto la necesidad e importancia de trabajar nuevamente en esta iniciativa para aportar nuevas y actualizadas metodologías que sean de utilidad a las presentes y futuras generaciones en sus proyectos consolidados de desarrollo empresarial en sus facetas de creación de empresas y negocios y de reforzamiento de las existentes y en plena actividad.

Este esfuerzo original se trata de apoyar con esta nueva versión del original SICREAEMPRESA, cuya imagen inicial para su nueva presentación se observa en la Figura 2.

 

Figura 2.  Imagen inicial de la nueva presentación de la herramienta SICREAEMPRESA, versión 2022

 

3.3.1.5.2. Motivación

Los avances modernos de la actividad empresarial llevan a la conclusión que es necesario impulsar su desarrollo con elementos modernos de resiliencia, creatividad e innovación que ayuden a las personas que desean llevar a cabo sus propios proyectos empresariales o que quieran fortalecer empresas en funcionamiento con enfoques integrales que les permitan descubrir posibilidades de acción para mejorar su calidad de vida.

Por lo tanto, la presente metodología incluye técnicas y metodologías actualizadas de administración, aplicadas a la creación y gestión de empresas, con base en resiliencia, creatividad e innovación personal y empresarial aplicables a todo tipo de organizaciones. Se pretende llevar al participante en esta actividad de capacitación en forma participativa e interactiva a lo largo de un camino sencillo y lleno de ejemplos que le permitan visualizar procedimientos innovadores, de utilidad en sus actividades diarias.

Para el efecto, inicialmente se ayuda a estudiar las aptitudes empresariales de las personas, impulsar su creatividad e innovación para reforzar procesos de definición de ideas de negocios y apoyar la elaboración de PROYECTOS PERSONALES DE VIDA EMPRESARIAL de acuerdo con orientación original.

En la parte del FORTALECIMIENTO EMPRESARIAL, como se ha mencionado en esta ponencia, se conoce que las fincas, las empresas y las organizaciones en general, necesitan mejorar sus acciones con técnicas contemporáneas de gestión empresarial y de creatividad e innovación. Entre las debilidades de muchas organizaciones se destacan la falta de personas preparadas en los campos administrativos, su baja concepción de empresa y su mínima capacidad de gestión, así como la poca capacidad de desarrollar su misión, si es que la han definido y planteado explícitamente.

A continuación, se describen algunos aspectos esenciales de esta nueva versión de la herramienta, cuya comprensión se complementa con el manual del usuario y con las capacitaciones previas para el efecto. 

3.3.1.5.3. Acceso a la herramienta. 

Para facilitar los procesos de acceso se destaca que esta es una herramienta web que se puede usar por cualquier persona y en todo tipo de dispositivo tecnológico.

En su nueva versión el usuario se conecta a través de una URL e ingresa unas credenciales que le permiten interactuar con la aplicación informática.

Aunque se debe usar un sistema de claves que se indicarán a cada usuario al adquirirla, para esta versión se hace énfasis principal en la protección de tipo legal que tiene el programa en los entes respectivos de control a nivel nacional e internacional. 

3.3.1.5.4. Cómo elaborar un proyecto para crear una empresa ó para mejorar alguna que está en funcionamiento.

Al ingresar al sistema aparece una pantalla como la que se ve a continuación (Figura 3) y aquí se escoge si se va a trabajar un nuevo proyecto o si, posteriormente, se escoge un grupo de proyectos sobre los cuales se ha estado trabajando previamente. 

Para empezar, se recomienda diferenciar si es proyecto de fortalecimiento o creación de empresa en la siguiente pantalla:   

Al seleccionar la opción de creación o de fortalecimiento se define el nombre de la empresa o caso a estudiar y se ven en la pantalla los ejemplos que se hayan trabajado previamente

En este resumen se presenta a continuación una secuencia de pasos a seguir para elaborar un PROYECTO destinado a crear una empresa ó a mejorar cualquiera que esté en marcha.

Sobre el particular se recomienda utilizar la metodología diseñada por Héctor Murcia que contempla etapas ampliamente conocidas.

 

Figura 3.  Pantalla de la herramienta SICREAEMPRESA para distinguir si es un proyecto de Fortalecimiento o de Creación de Fincas o Empresas 

3.3.1.5.5.  Proyectos de fortalecimiento de fincas o empresas.

3.3.1.5.5.1.  Identificación del caso a analizar.

Al seleccionar la opción de FORTALECIMIENTO se define el nombre de la empresa o caso a estudiar y se ven en la pantalla los ejemplos que se hayan trabajado previamente 

3.3.1.5.5.2. Pantalla inicial que muestra las partes de la herramienta SICREAEMPRESA para este tipo de estudio. 

Al escoger el nombre de la empresa o caso, aparece una pantalla que muestra todas las partes que contempla la herramienta SICREAEMPRESA para esta alternativa de análisis, como se aprecia en la Figura 4:

Figura 4.  Pantalla inicial de la herramienta SICREAEMPRESA para proyectos de fortalecimiento de fincas o empresas.  

3.3.1.5.5.3.  Escogencia de análisis de la empresa como sistema, pensamiento sistémico y enfoque holístico. Esquema de sistema de la empresa, para identificar sus características en forma sistematizada y en su totalidad (visión holística). 

Al seleccionar “Análisis de la empresa como sistema” y Pensamiento Sistémico y Enfoque Holístico” se observa una pantalla que sirve para preparar el esquema de SISTEMA, para el caso empresarial, el cual debe contemplar los componentes de ENTRADAS, PROCESO, SALIDAS E INTERACCION de acuerdo con el procedimiento metodológico que se explica en los procesos de capacitación.

La inclusión detallada de este modelo de sistema es una de las principales innovaciones para esta versión actualizada de SICREAEMPRESA, que se elabora en forma sistematizada de la siguiente manera: 

3.3.1.5.5.4.  Entradas subsistema interno 

En las ENTRADAS del subsistema INTERNO se diferencian los aspectos FISICOS, TECNOLOGICOS, ECONOMICOS, SOCIALES, INSTITUCIONALES (participación por la persona en ellos), AMBIENTALES, ADMINISTRATIVOS y OTROS que están bajo la responsabilidad y acción directa de la persona que desea llevar adelante la idea empresarial seleccionada.

Como innovación para esta versión de la herramienta SICREAEMPRESA en cada uno de los componentes que se elijan se establecen unos indicadores basados en los siguientes puntos: 

·   ¿Cuánto necesito o DEBE SER?, que es el límite adecuado que se debe tener con relación al aspecto analizado

·    ¿Cuánto tengo o ES)? Que es la cantidad que tengo de ese elemento o aspecto en cada punto.

·     Comparación, lo que indica si se tiene menor cantidad, igual o mayor a lo que debe ser, lo cual muestra si este es un aspecto negativo o positivo, criterio que se debe precisar en este momento

·     Conclusión, de acuerdo con la comparación hecha, que debe presentarse con un verbo en infinitivo pues puede llegar a ser una estrategia o un objetivo a desarrollar en etapas posteriores del proceso. Si la conclusión fuese positiva algunos de los verbos a usar podrían ser “mantener”, “conservar”, por ejemplo y si fuese negativa serían “corregir”, modificar”, “superar” o redacciones de este estilo.

·    Es POSITIVA O NEGATIVA, punto en el que se especifica que es una conclusión positiva o negativa para este momento.

·    Depende de mí, con lo cual se precisa al escoger que sí que es un ASPECTO INTERNO para el análisis (fortaleza, debilidad), o al indicar que no, que podría ser un ASPECTO EXTERNO (oportunidad, amenaza), situación que pudiera darse en esta parte del análisis.

Se van así ayudando a precisar puntos positivos (FORTALEZAS) o negativos (DEBILIDADES) básicos para que en el programa se elabore automáticamente un DOFA más exacto.

Adicionalmente, como se destacó, se incluye un criterio mediante el cual se establece si cada aspecto analizado depende de la persona o no, lo cual permite confirmar si es un aspecto interno (FORTALEZA O DEBILIDAD) o externo (OPORTUNIDAD O AMENAZA) que permitirá trabajar estos análisis con mayor exactitud. 

Se presenta también constantemente la opción de ACTUALIZAR informaciones para ir ajustando lo que se considere pertinente. 

·   En los casos de proyectos a desarrollar para fincas o empresas ejemplos de elementos físicos pueden ser, por ejemplo, como se observan en los casos presentados, variables como AGUA DISPONIBLE, SUELOS, VÍAS DE ACCESO. 

·  En los tecnológicos ejemplos como DRONES Y AGRICULTURA DE PRECISIÓN, CONOCIMIENTO TÉCNICO Y TECNOLÓGICO. 

·  En económicos y financieros, LIQUIDEZ (CORTO PLAZO), GARANTÍA FÍSICA (SOLVENCIA A LARGO PLAZO). 

·  En sociales, CAPACITACIÓN DE LOS EMPLEADOS y RELACIONES CON EL PERSONAL. 

· En institucionales, APOYO INSTITUCIONAL, CAMBIO DE POLÍTICAS INSTITUCIONALES. 

·      En ambientales, EVALUACIÓN DE IMPACTO AMBIENTAL, CAMBIO CLIMÁTICO. 

·     En administrativos, PLANES DE LA EMPRESA, REGISTRO Y CONTROLES USADOS y otros temas de funciones administrativas. 

·      Y así otras variables internas que se desee considerar 

3.3.1.5.5.5.  Entradas, subsistema de comercialización

Siguiendo la metodología presentada de entradas internas, se incluyen acá los aspectos de MERCADO y MERCADEO que tienen relación con la realización del proyecto respectivo.

Entre ellos se consideran puntos como los siguientes: 

·  En MERCADO los temas de OFERTA (por ejemplo, PRODUCTO O SERVICIO RECONOCIDO EN EL MERCADO, CANTIDAD DE PRODUCTOS O SERVICIOS QUE OFRECE, etc.),

DEMANDA (INVESTIGACIÓN REGULAR DE LAS NECESIDADES DEL MERCADO OBJETIVO, PLANIFICACIÓN DE LA PRODUCCIÓN CON BASE A LAS DEMANDAS DEL MERCADO, etc.),

PRECIOS Y COMPETENCIA, que se pueden elaborar de acuerdo con listas de chequeo disponibles para el efecto o con la profundidad que se deseen analizar estos temas. 

· En MERCADEO los tópicos de AGENTES, CANALES Y MÁRGENES DE COMERCIALIZACIÓN, entre otros puntos que también se pueden elaborar de acuerdo con listas de chequeo disponibles para el efecto o con la profundidad que se deseen analizar estos temas..

Como se ha mencionado, en cada uno de estos puntos se recomienda seguir el proceso metodológico descrito para las Entradas Internas. 

3.3.1.5.5.6.  Entradas, aspectos externos 

Para este campo se sugiere seguir los criterios metodológicos contemplados dentro de las técnicas conocidas como PESTEL, FUERZAS DE PORTER y otros métodos que se puedan incorporar. 

En PESTEL se estudian los criterios POLÌTICOS (por ejemplo, RESPALDO DE PROGRAMAS INTERNACIONALES AL POSIBLE PROYECTO, CONFLICTOS INTERNACIONALES Y DE CONTINUIDAD DE PANDEMIA, SITUACIÓN ELECTORAL, etc.), ECONÓMICOS (por ejemplo, CRISIS ECONÓMICA, FLUCTUACIONES DE VALORES DEL PETRÓLEO Y EL DÓLAR, DEMANDA POR PRODUCTOS ALIMENTICIOS, etc.) SOCIALES, TECNOLÓGICOS, ECOLÓGICOS Y LEGALES relacionados con la posibilidad de llevar a ejecución la idea escogida. 

En las FUERZAS DE PORTER se consideran elementos típicos de este tipo de análisis como PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS PROVEEDORES, RIVALIDAD ENTRE COMPETIDORES DE LA INDUSTRIA, AMENAZAS DE NUEVOS ASPIRANTES, AMENAZAS DE PRODUCTOS O SERVICIOS, PODER DE NEGOCIACIÓN DE LOS COMPETIDORES. 

De todas maneras, en esta parte del sistema se trabaja una primera aproximación o visión general del caso a analizar, la cual se profundiza y especifica aún más en el posterior DIAGNÓSTICO EXTERNO. 

3.3.1.5.5.7.  Pasos (procesos) y salidas del sistema 

Al escoger la opción de PASOS, seguidamente, se precisan cada una de las etapas a seguir en lo pertinente a PROCESOS (GERENCIALES, OPERATIVOS, DE APOYO) que se desarrollen para la persona o empresa en específico, así como las SALIDAS que se logran o se esperan obtener por la respectiva persona o empresa. 

3.3.1.5.5.8.  DOFA y resumen del sistema 

Con todas las informaciones registradas hasta este momento el programa SICREAEMPRESA produce automáticamente el DOFA INICIAL de la persona o empresa.

En este caso lo único que se debe incluir son las respectivas estrategias FORTALEZA OPORTUNIDAD (FO), DEBILIDAD OPORTUNIDAD (DO), FORTALEZA AMENAZA (FA) y DEBILIDAD AMENAZA (DA), las cuales se deben precisar de acuerdo con análisis específico del momento. 

Igualmente, se produce por la herramienta SICREAEMPRESA en este punto un resumen del sistema elaborado. 

3.3.1.5.5.9.  Balance de situación de la persona o empresa 

Como elemento de apoyo para estudiar la situación económica o financiera de la persona o empresa al iniciarse el análisis y sustentar las opciones respectivas, en SICREAEMPRESA se incluye en esta parte un formato de Balance de Situación por medio del cual se considera la condición que en este tema se vive al comenzar el proceso empresarial.

De acuerdo con las explicaciones teóricas que se brindan como parte de este proceso de capacitación se precisan aquí los ACTIVOS, los PASIVOS, el CAPITAL O PATRIMONIO y los Indicadores respectivos, que se van estudiando y calculando progresivamente y sirven para soportar las opiniones que se incluyen dentro del respectivo sistema y el DIAGNÓSTICO INTERNO que se lleva a cabo en esta etapa. 

3.3.1.5.5.10. Diagnostico externo 

Como se indicó en la sección de aspectos externos en las entradas del sistema, esta parte de SICREAEMPRESA se basa en los siguientes aspectos: PESTEL, CINCO FUERZAS DE PORTER, MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS (MEFE)

En el caso de PESTEL, el programa va incluyendo automáticamente todos los puntos vistos al trabajarse el sistema inicial y se deja la posibilidad de incluir aspectos adicionales que se desee incorporar en este momento.

En las 5 FUERZAS DE PORTER se deja la opción de incluir los aspectos que se consideren necesarios de los siguientes cinco aspectos básicos de esta metodología. 

La MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES EXTERNOS (MEFE) permite ver si el análisis conjunto de las Oportunidades y Amenazas más importantes (tomadas de PESTEL Y FUERZAS DE PORTER) hacen posible que la empresa cuente con un favorable ambiente externo o nó para poder seguir adelante.

En la parte de capacitación se explican los detalles básicos del MEFE y en video presentado en nuestro canal de YouTube en https://youtu.be/ubJ0b5QB7wE del cual incluimos muestra en el presente artículo (EL ANÁLISIS DEL SURGIMIENTO DE OPORTUNIDADES PARA NUESTRO SISTEMA DE VIDA),

 

3.3.1.5.5.11. Sistema de comercialización 

Se incluyen acá los aspectos de MERCADO y MERCADEO que tienen relación con la realización del proyecto respectivo.

Entre ellos se consideran por MERCADO los temas de OFERTA, DEMANDA, PRECIOS COMPETENCIA, como se mencionó anteriormente.

Estos elementos se van diferenciando en positivos o negativos y la herramienta SICREAEMPRESA hace luego su clasificación porcentual.

En MERCADEO se referencian los tópicos de AGENTES, CANALES Y MÁRGENES DE COMERCIALIZACIÓN.

Siguiendo el procedimiento anteriormente descrito, estos elementos se van diferenciando en positivos o negativos y SICREAEMPRESA ayuda a hacer luego su clasificación porcentual. 

3.3.1.5.5.12. Diagnóstico interno 

En un procedimiento similar al del MEFE, en el análisis de temas INTERNOS se diferencian los aspectos FISICOS, TECNOLOGICOS, ECONOMICOS, SOCIALES, INSTITUCIONALES (participación por la persona en ellos), AMBIENTALES, ADMINISTRATIVOS y OTROS que están bajo la responsabilidad y acción directa de la persona que desea llevar adelante la idea empresarial seleccionada y que provienen del sistema ya elaborado. 

Posteriormente SE PRESENTA LA MATRIZ DE EVALUACIÓN DE FACTORES INTERNOS (MEFI) en la cual se estudia si el análisis conjunto de las Fortalezas y Debilidades importantes (tomadas del sistema trabajado) permiten que la empresa cuente con un favorable ambiente para poder seguir adelante.

En la parte de capacitación se explican también los detalles básicos del MEFI. 

3.3.1.5.5.13. Nueva matriz DOFA 

En esta sección se presenta una nueva MATRIZ DOFA, que se elabora por el programa SICREAEMPRESA con base en los componentes trabajados para las matrices MEFE y MEFI y presenta una imagen más precisa de los puntos a ser trabajados por la empresa en forma inmediata. 

3.3.1.5.5.14. Matriz SICREAEMPRESA

Como resultado final de esta sección la herramienta hace posible elaborar la matriz del Diagnóstico SICREAEMPRESA (Sistema de apoyo a la creación y gestión de empresas) elaborada por el autor de esta ponencia, como adecuado complemento a los puntos que se observan en el tradicional DOFA ó TOWS, adicionándole aspectos como Acción de Solución en cada punto identificado, Responsable de cada actividad a realizar y posibilidades de priorización de cada uno de los pasos o etapas a seguir. 

3.3.1.5.5.15.Etapas posteriores de la metodología CARIBE de Fortalecimiento Empresarial 

A continuación, la herramienta SICREAEMPRESA permite acompañar los procesos ordenados de Fortalecimiento Empresarial probados, aplicados y enseñados dentro de la metodología CARIBE, que con este apoyo sistematizado se pueden vislumbrar y analizar en procedimientos más cercanos a la actualidad realidad del mundo digital. 

Estas etapas que continúan, como se indicó en la descripción de los objetivos respectivos, son las siguientes: 

·         Priorización de debilidades identificadas en el Diagnóstico Estratégico.

·        Identificación de causas de las debilidades, por medio de herramientas de Calidad Total (Diagrama de Pareto, Espina de Pescado, Gráfico Cómo Como)

·         Programación de ejecución de soluciones a las causas señaladas

·         Incorporación de criterios y análisis de resiliencia, creatividad e innovación.

·         Elaboración y presentación de propuesta de mejoramiento integral para la empresa

Fortalecimiento empresarial inteligente

(CONTINUACIÓN EN QUINTA ENTREGA DE ESTA METODOLOGÍA INTEGRAL)